ده اشتباه رایج در مدیریت زمان- بخش دوم

10 اشتباه رایج مدیریت زمان

اشتباه  ششم: قبول بیش از اندازه کارها

آیا شما شخصی هستید که نه گفتن به دیگران برای شما سخت است؟ اگر این چنین است پس احتمالا شما پروژه های زیادی و کارهای زیادی برای انجام دادن دارید. این می تواند شما را به سمت عملکردی ضعیف بکشاند و استرس و روحیه بدی داشته باشید. ممکن است مدیریت شما به سبک جزء به جزء باشد : کسی که بر کنترل و انجام همه کارها توسط خودش پافشاری
می کند نمی تواند بر کار دیگران که آیا درست انجام می دهند یا خیر اعتماد کنند. (این می تواند برای هر کسی، نه تنها مدیران یک مشکل باشد)

قبول بیش از حد کارها استفاده خوبی از زمان شما نیست و این باعث می شود که شما به ایجاد بی نظمی و شتاب زدگی در انجام کارها معروف شوید. برای توقف این موضوع، هنر زیرکانه بله گفتن به اشخاص و نه گفتن به کارها را بیاموزید. این مهارت کمک
می کند که شما خودی نشان دهید در حالی که احساس خوبی هم در گروه به وجود آوردید.

اشتباه هفتم: شور و هیجان برای انجام کار بیشتر

بعضی افراد به دلیل اینکه سرشان خیلی شلوغ است به عجله می افتند. رسیدن به ضرب العجل ها با فاصله کم و به سختی، ایمیل های نا تمام، فایل های فراوان روی میز که نیاز به توجه دارند و……چه حجم آدرنالینی در شما!!!! ایجاد می کند.

مشکل این است که “اعتیاد به مشغول بودن” به ندرت به مفهوم موثر بودن است و باعث ایجاد استرس می شود. به جای آن سعی کنید که به میزان کمتری کار بردارید و بیاموزید که زمانتان را بهتر مدیریت کنید.

اشتباه هشتم : چند بعدی بودن کارها و انجام چند کار با هم

لیندا برای اینکه بتواند حجم کاری زیادی را که دارد انجام دهد، در طول زمانی که با مشتریانش صحبت می کند ایمیل می نویسد. اگر چه لیندا فکر می کند که به خوبی از زمانش استفاده می کند اما حقیقت این است که وقتی چند کار را با هم انجام می دهید 20 تا 40 درصد زمان بیشتری برای انجام کلیه کارها صرف می شود. ولی نتیجه این کار او این است که هر دو را خوب انجام نداده است. ایمیلش پر از اشکال است و مشتریانش از او بابت عدم تمرکز نا امید هستند.

بنابراین بهترین راه حل این است که از چند کار را با هم انجام دادن صرف نظر کنید و به جای آن تمرکز کنید روی انجام یک کار در یک زمان. با این روش، شما کار را با کیفیت بالاتری انجام خواهید داد.

اشتباه نهم: استراحت نکردن

این خیلی خوب است که شما فکر کنید می توانید 8-10 ساعت متوالی کار کنید مخصوصا زمانی که در حال انجام کار برای یک ضرب العجل هستید. اما این برای هر کسی امکان پذیر نیست که بدون اینکه به مغزش استراحت بدهد و شارژ مجدد شود با تمرکز کار کند و کار با کیفیت ارائه دهد. بنابراین استراحت را اتلاف وقت به حساب نیاورید چرا که ارزش دارد و شما را قدر می سازد که به صورت خلاقانه فکر کنید و به طور موثر تری کار کنید.

اگر برای شما متوقف کردن کار سخت می باشد پس برای خودتان یک وقت استراحت در نظر بگیرید و یا ساعت را جهت یادآوری کوک کنید. یک پیاده روی کوتاه بروید، یک فنجان قهوه میل کنید یا اینکه فقط پشت میزتان بنشینید و آرامش داشته باشید. تلاش کنید که هر یک ساعت یا هر 2 ساعت یک بار 5 دقیقه استراحت داشته باشید و مطمئن باشید که به خودتان برای ناهار زمان مناسبی را اختصاص داده باشید چرا که اگر گرسنه باشید کارتان کیفیت بالایی نخواهد داشت.

اشتباه دهم: زمانبندی بی اثر وظایف

آیا شما فردی هستید که در صبح ها انرژی زیادی دارید؟ یا اینکه میزان انرژی شما هنگام غروب آفتاب در عصر افزایش پیدا
می کند. همه ما ریتم های متفاوتی داریم و بدین معنی است که هر کدام از ما در ساعت های متفاوتی از روز احساس می کنیم که مفید تر و سرشار از انرژی هستیم. شما می توانید با استفاده از جدول زمانبندی، انجام کارهای مهمتر را به زمان هایی از روز که مفید تر هستید موکول کنید و کارهایی را که به انرژی کمتری نیاز دارند (مثل تماس های تلفنی و چک کردن ایمیل ها) به زمان های دیگر بیاندازید، با این کار از زمانتان بهترین استفاده را می کنید.

در صورت نیاز به آگاهی از توانمندیهای خود در مدیریت زمان می توانید از تست مدیریت زمان شرکت Inscape استفاده فرمایید.

برای کسب اطلاعات بیشتر لطفا با این گروه تماس حاصل فرمایید.

 

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *