برخی از موارد مهم موجود درچک لیست واگذاری امور

• کار خود را تحلیل کنید.

به اهداف خود و اینکه چه انتظاری از شما می رود، نگاه کنید. شما برای رسیدن به آن اهداف چه کار می کنید؟ به عبارت دیگر چه وظایفی انجام می دهید که ملاک ارزیابی عملکرد شما است؟ آیا کس دیگری این کار را برای تیم انجام می دهد؟ و همچنین برای کارهایی که جز شما کسی نمی تواند انجام دهد و به شما واگذار می شود، سؤال کنید که آیا می شود یکی از اعضای تیم را برای انجام دادن آن آموزش داد؟

• تصمیم بگیرید چه چیزی را واگذار کنید.

هر گاه شما با لیستی از تحلیل بالا مواجه شدید، از خود تان بپرسید: اغلب چه وظایفی به من محول می شود؟ کارهایی که اکثر اوقات انجام می دهید (مخصوصا آنهایی که روتین هستند) بیشتر مناسب واگذاری هستند. علاوه بر این به اموری نگاه کنید که شما در آن بیشتر تخصص دارید. بعلاوه به جاهایی نگاه کنید که در آن، تیم شایسته تر از شماست. به زمینه هایی که به آنها علاقه ندارید نگاه کنید.

این صرفا کار را بر گردن دیگری انداختن نیست، بلکه امکان دارد در تیم شما کسی باشد که کاری را که شما دوست ندارید انجام بدهید را دوست داشته باشد انجام دهد. فراموش نکنید برخی از کارهایی که دوست دارید را هم به اعضا واگذار کنید. البته این را هم در نظر بگیرید که مدیران ناکارآمد به میزانی که می توانند امور را واگذار می کنند و هر آنچه را کنار گذاشته اند (حتی اگر اولویت بالایی داشته باشد) واگذار می کنند.

• شخص مناسب را انتخاب کنید و کار مرود نظر را باو واگذار کنید

به علاقه مندی ها و توانایی های هر یک از اعضای تیمتان توجه کنید. نیازهای هر کدام برای ارتقاء چیست؟ نیاز کدام یک بیشتر است؟ به برنامه آنها برای آینده و علاقه آنها به پیشرفت نگاه کنید. به علاقه آنها در این کار یا پروژه توجه کنید.

• برای واگذاری اختیارات برنامه ریزی کنید

قبل از اینکه از اعضای تیم بخواهید تا مسئولیتی جدید (هر چند موقتی) را بپذیرند. یک جلسه با آنها ترتیب دهید. قبل جلسه آن را به صورت تمرینی اجرا کنید. اگر شما جای کسی که کار به او واگذار شده است بودید. چه سوالی می پرسیدید؟ برای این سوالات دنبال پاسخ مناسب باشید. و به فرد ارائه دهید. مطمئن شوید. تمام جزئیات مهم را می دانید. از قبل روشن سازید که حد و حدود معقول اختیار چیست؟ استانداردهای اجرا را یادداشت کنید.

بنویسید که چرخه بازخوردهای موجود به چه شکل خواهد بود. شما چند وقت به چند وقت گزارش یا نوعی از بروز رسانی را می خواهید؟ و در این بروز رسانی تعیین کنید. حداقل سطح اطلاعات مورد قبول شامل چه چیزهایی است. (در غیر این صورت بعد از ۶ هفته از اینکه”همه چیز رو به راه است” شاید یک پیغام بد دریافت کنید). اگر برای موفقیت اعضای تیم آموزش را لازم و ضروری می بینید برایش برنامه ریزی کنید.

• اختیار را واگذار کنید.

این جلسه ای است که شما طی آن از اعضا می خواهید تا وظیفه یا پروژه جدید را بر عهده بگیرند. از قبل آن را زمان بندی کنید. بعد از انجام تمرینی که در بالا ذکر شد، شما باید بتوانید مدت زمان لازم برای اجرا را تخمین بزنید. به جای گفتن: من از شما می خواهم که،،،. بگویید من از شما در خواست دارم و این کار را به شما واگذار می کنم که ….و در این صورت این فرصت را به اعضا می دهید که به طور شفاهی متعهد به انجام آن کار شوند. با آنها درباره اینکه چگونه اختیار خواهند داشت و اینکه مسئول و پاسخگو باشند گفتگو کنید. اهمیت خاصی دارد که شما به جای روشها روی نتایج تمرکز داشته باشید. اگر به آنها بگویید که چگونه این کار را انجام دهند، آنها انجام خواهند داد. وقتی شما می گویید چه نتایجی قابل قبول است، نشان می دهید که به تصمیم آنها اعتماد دارید.

• واگذاری راپیگیری کنید:

بر روی زمان های بروز رسانی و اطلاعات، در هر توافقی که برنامه ریزی کرده اید پافشاری کنید. اگر ضرب العجل یا زمان تعلیق کاری فراموش شده سریعا از ابزار ارائه بازخورد به آنها استفاده کنید. (به یاد داشته باشید که شما می توانید یکی از اعضای تیمتان را بیشتر دوست داشته باشید و می توانید به او بازخورد ها را اطلاع دهید که به دیگر اعضا بگوید تا کار را بهتر انجام دهند) به جای اینکه مدام به آنها بگویید چه کار کنند، تا جایی که امکان دارد نیازشان را از آنها سوال کنید. این کار آنها را مصمم می کند که بدانند این وظیفه آنها است نه شما. وقتی پروژه کامل شد روی فرآیند کلی نظر بدهید و وقتی نتایج حاصل شد، جشن بگیرید.