در نقش رهبری برقراری ارتباط موثر امری بسیار ضروری است. ارتباطات تنها چیزی است که رهبران ضعیف را از قوی و استثنایی جدا می کند. داشتن مهارت برقراری ارتباط موثر کلید یک رهبری خوب است.

هنگامی که شما بتوانید با تیمتان به خوبی ارتباط برقرار کنید، به شما کمک می کند تا سوء تفاهم ها خاتمه یابد و محیط کاری سالم و صلح آمیز داشته باشید. همچنین برقراری ارتباط موثر با تیمتان باعث می شود تا کارها سریعتر و حرفه ای تر انجام شود.
به محض اینکه شما به صورت باز با تیمتان ارتباط برقرار می کنید، مراحل انجام کارها و پروژه ها روانتر می شود و از اینکه راحتتر به اهداف می رسید شگفت زده خواهید شد.

 

1. جلسات باز و بحث آزاد
به این معنی است که به راحتی شور و هیجان خود را در ارتباطاتتان با تیم بیان کنید. در این روش از برقراری ارتباط آنها فقط حرفهای شما را نخواهند شنید بلکه هم خواهند دید و هم احساسش خواهند کرد. این رویکرد هنوز به عنوان یکی از بهترین رویکرد های برقراری ارتباط موثر با تیم است.

 

2. ایمیل
در مواقع رسمی، اهمیت برقراری ارتباط با ایمیل همچنان به قوت خود باقی است. این شما را قادر می سازد تا پیغامتان را به همه اعضای تیمتان برسانید بدون اینکه آنها را از محل کارشان دور کنید.

 

3. برقراری ارتباط مستقیم و رو در رو
افراد حرفه ای باید این قدرت را داشته باشند تا ثابت کنند که بعضی از افراد در صورتی بهتر متوجه می شوند که آنها را به کناری بکشند و با آنها رو در رو صحبت کنند. و با ارتباط چشمی مطمئن شوند که آنها پیغام را دریافت کردند

 

4. استفاده از روش های مختلف برای ارائه مطلب
بعضی از افراد پیغام حرفتان را به راحتی میفهمند هنگامی که عکس یا صدایی پخش شود. ارائه دادن مطلب مورد نظرتان به تیم از طریق برنامه هایی چون Power Point به انها این فرصت را می دهد که اگر جاییی را متوجه نشدند و یا مطلبی را دریافت نکردند دوباره به عقب برگردند و دوباره ببینند.

 

5. برقرای ارتباط در خلال آموزش
اموزش شما باید همراه با برقرای ارتباط در مورد یک موضوع مشخص با اعضای تیمتان باشد. اکثر کارفرما ها دوره ها و آموزش هایی جدی برگزار می کنند مخصوصا زمانی که می خواهند ارزیایشان را انجام دهند.

 

6. نشان دادن اعتماد به نفس و جدیت
مطمئن شوید تا اعتماد به نفس و جدیت را از خود نشان می دهید تا اینکه وجود شما را بی اهمین ندانند. هنگامی که اعضای تیمتان کمی فقدان جدیت و قطعیت در ارتباطتان متوجه شوند ممکن است که شما و اطلاعاتتان را نادیده بگیرند

 

7. از کلمات آسان استفاده کنید.
حقیقت این است که افراد درک یکسانی از واژگان مختلف ندارند. مخصوصا زمانی که واژگان مبهم باشند. بنابراین وقتی می خواهید با اعضای تیم خود ارتباط برقرار کنید از لغات ساده و قابل فهم استفاده کنید. وقتی از واژگان مبهم استفاده کنید، این، باعث ایجاد سوء برداشت از کلام شما می شود و باعث می شود پیام شما به درستی انتقال پیدا نکند.

اعتماد در واقع در باره قابلیت اطمینان و همچنین انجام کار درست سخن می گوید. محیط آکنده از اعتماد یکی از مهمترین شاخصهایی است که تعیین کننده میزان موفقیت شما در شغل تان و یا کسب و کارتان است. مخصوصا در کسب و کارهایی که به لحاظ نوع کار، ارزشهای نیروهای انسانی و نحوه عملکرد آنها بسیار مورد رصد و تعیین کننده است – به طور مثال – کارهای مالی و بانکی.
البته این بدان معنا نیست که در سایر حوزه ها این شاخصه مهم دیده نمی شود که هر جایی که دست انسان در کسب و کار خلق ثروت و ارزش می کند وجود اعتماد از اصلی ترین شاخصه های پیشبرد درست کار و موفقیت است و این یعنی همه کسب و کارها و همه .مشاغل

 

حال می خواهیم به یک سوال مهم و کلیدی به ظاهر ساده و در باطن بسیار پیچیده بپردازیم.
• آیا همکاران شما، سرپرست شما، مدیر شما و یا پرسنل زیر دست شما صداقت دارند؟
• شما پاسخ این سوال را چگونه درک کرده اید به عبارت دیگر چه چیزی می تواند باعث شود شما به جواب این سوال به درستی برسید؟
اعتماد مشخصه ای است که احترام و وفاداری را از یک طرف و محیط امن و حمایتی را از سوی دیگر ایجاد می کند و در طرف مقابل بی اعتمادی باعث افزایش تنش و انرژی منفی در سازمان می شود و سبب می شود افراد رفتارهایی از خود بروز دهند که گویی هر لحظه در حال محافظت از خود هستند و این سبب می شود تا روحیه اعضای تیم و در نهایت بهره وری سازمان به طرز قابل ملاحظه ای کاهش یابد.

 

“داستان‌هایی برای تغییر روش تفکر”

 

داستان اول: همه تفاوت‌ها در جهان

هر یکشنبه صبح، اطراف پارکی در نزدیکی خانه‌‌ام می‌دویدم. دریاچه‌ای واقع در یکی از گوشه‌های پارک وجود داشت. هربار که در اطراف این دریاچه می‌دویدم، خانم مسنی را می‌دیدم که در لبه آب نشسته و قفس فلزی کوچکی در کنار او قرار داشت.
یکشنبه گذشته کنجکاوی‌ام مرا تحت کنترل قرار داد بنابراین دویدن را متوقف کردم و به سمت او قدم برداشتم. همانطور که نزدیک‌تر شدم، متوجه شدم که آن قفس فلزی در حقیقت تله کوچکی بود. سه لاک‌پشت صحیح و سالم آنجا وجود داشتند که به‌آرامی در اطراف کف تله راه می‌رفتند. آن خانم لاک پشت چهارمی را در دامنش داشت که بادقت با بُرِسی اسفنجی در حال شستشوی آن بود.
گفتم : “سلام” “من می‌بینم که هر یکشنبه صبح اینجا هستید. اگر شما در مورد کاری که من انجام می‌دهم کنجکاو نیستید، دوست دارم بدانم که شما با این لاک‌پشت‌ها چکار می‌کنید.”
او لبخند زد و پاسخ داد: “من در حال تمیز کردن لاک‌های‌شان هستم” “هر چیزی بر روی لاک لاک‌پشت، مانند جلبک و تفاله، توانایی جذب گرمای لاک پشت را کاهش می‌دهد و مانع توانایی شنا کردنش می‌شود. همچنین می‌تواند در طول زمان باعث پوسیدگی و ضعیف شدن پوسته شود.”
من فریاد زدم: “وای شما واقعاً دوست داشتنی هستید!”
او ادامه داد: “من هر یکشنبه صبح دو ساعت را صرف این کار می‌کنم، توسط این دریاچه و با کمک کردن به این بچه‌های کوچک آرامش می‌گیرم. این راه عجیب و غریب خودم برای ایجاد تفاوت است.
پرسیدم: “اما آیا بیشتر لاک‌پشت‌های آب شیرین تمامی زندگی‌شان را با جلبک و پس‌مانده‌هایی که از لاک‌شان آویزان است سپری نمی‌کنند؟”
“او پاسخ داد: “بله متأسفانه”
سرم را خاراندم و گفتم: “خوب پس فکر نمی‌کنید که می‌توانید زمان‌تان را بهتر صرف کنید؟ منظورم این است که تلاش‌های شما همگی مهربانانه است، اما لاک‌پشت‌های آب‌های شیرینی هستند که در دریاچه‌هایی در سراسر جهان زندگی می‌کنند. 99 درصد این لاک‌پشت‌ها افراد مهربانی مثل شما را ندارند که به آنها در پاک کردن لاک‌های‌شان کمک کند. بنابراین تقصیر کسی نیست… اما دقیقا چطور تلاش‌های متمرکزتان در اینجا حقیقتاً سبب ایجاد تفاوت می‌شود؟”
آن خانم باصدای بلند و به‌طور غیر ارادی خندید. سپس به پایین به آن لاک پشت در دامنش نگاه کرد، آخرین تکه جلبک روی لاکش را پاک کرد و گفت: “مامانی اگر این پسر کوچک می‌توانست صحبت کند، به تو می‌گفت که همه تفاوت‌ها در جهان به‌دلیل من است.”
درس اخلاقی: تو می‌توانی این جهان را عوض کنی – شاید نه در آغاز، بله یک فرد، یک حیوان و یک کار خوب در یک زمان می‌تواند جهان را عوض کند. هر روز صبح از خواب بیدار شو و وانمود کن که آنچه که انجام می‌دهی باعث ایجاد تفاوت می‌شود. این عمل خواهد کرد.
داستان دوم سنگینی لیوان

روزی روزگاری یک استاد روانشناسی در حال آموزش اصول مدیریت استرس بر روی صحنه در سالنی پر از دانش‌آموز بود. همانطور که یک لیوان آب را بالا می‌برد، همه انتظار داشتند که سؤال مرسوم ” نیمه خالی لیوان یا نیمه پر لیوان” از آنها پرسیده شود. درعوض، آن استاد با لبخندی بر چهره‌اش پرسید: “این لیوانی که من نگه داشته‌ام چه وزنی دارد؟” ‌
دانش‌آموزان پاسخ‌های مختلفی از هشت اونس تا دو پوند دادند.
او پاسخ دارد: “از دیدگاه من، وزن مطلق این لیوان مهم نیست. این همه مربوط است به اینکه برای چه مدت آن را نگه می‌دارم. اگر آن را برای یک یا دو دقیقه نگه دارم، آن نسبتاً سبک است. اگر آن را برای یک ساعت در حالت مستقیم نگه دارم وزنش ممکن است که باعث کمی درد در بازویم شود. اگر آن را برای یک روز در حالت مستقیم نگه‌دارم بازویم احتمالاً دچار گرفتگی عضلانی شده و احساس کاملاً بی حسی و فلج شدن خواهد کرد که مرا مجبور به انداختن این لیوان بر روی زمین می‌کند. در هر مورد، وزن لیوان عوض نمی‌شود اما هرچه طولانی‌تر آن را نگه دارم، برای من سنگین‌تر احساس می‌شود.
همانطور که افراد کلاس سرشان را به نشانه تأیید تکان دادند او ادامه داد: “استرس‌ها و نگرانی‌ها در زندگی خیلی شبیه این لیوان آب هستند. با فکر کردن در مورد آنها برای مدتی هیچ اتفاقی نمی‌افتد. با فکر کردن در مورد آنها کمی طولانی‌تر، کمی درد را احساس می‌کنید. فکر کردن به آنها در تمام طول روز باعث می‌شود که کاملاً احساس بی‌حسی و فلج بودن بکنید _ در انجام هرکار دیگری ناتوان خواهید شد تا زمانی که آنها را رها کنید.
درس اخلاقی: مهم است که بیاد داشته باشید که استرس‌ها و نگرانی‌هایتان را رها کنید. مهم نیست چه اتفاقی در آن روز می‌افتد، در اوایل شب همه بار روی دوش‌تان را زمین بگذارید. آنها را در طول شب با خود به روز بعد حمل نکنید. اگر شما هنوز سنگینی استرس دیروز را احساس می‌کنید، این نشانه‌ای قوی از این است که زمان پایین گذاشتن لیوان است.
منبع: http://www.marcandangel.com/2013/05/21/4-short-stories-change-the-way-you-think/

 

“انجام هوشمندانه کار به جای سخت کوشی غیر کارا”

از قدیم گفتند به جای تلاشهای زیادی برای انجام کار و سخت کار کردن (Hard working) آن کار را هوشمندانه انجام دهید
((Smart Working تا بهره وری شما بالاتر رود. این به معنای نفی سخت کوشی نیست که لازمه رسیدن به نتیجه تلاش مداوم و زیاد است اما هوشمندانه بودن آن بسیار اهمیت دارد و این ضرب المثل قدیمی برای همین به وجود آمده است.
“work smarter not harder”
خیلی از اوقات ما به درستی می دانیم که چه کارهایی را باید انجام دهیم اما حسابی گیج می شویم چرا که کارهای بسیار زیادی را به دلایل متعدد مانند احساس مسئولیت بیش از حد و غیره …. به لیست کارهایی که باید انجام دهیم اضافه کردیم. در این حالت که حجم بالایی از کار را روی دوش خود حس می کنیم با وجود آن که همه کارها مشخص است اما نمی دانیم از کجا شروع کنیم و چگونه به پایان برسانیم و چه زمانی استراحت کنیم. در این صورت حتی وقتی در حال انجام کار باشیم تمرکز نداریم و آن کار را به درستی انجام نمی دهیم.
در چنین شرایطی مطمئنا عصبی می شویم، دچار استرس می شویم و حتی ممکن است مریض شویم و نتیجه آن خواهد شد که هیچکدام از کارها انجام نمی شود.
در این مقاله ما می خواهیم مختصری به شما کمک کنیم تا در صورتی که در چنین شرایطی قرار گرفتید چگونه هوشمندانه تر و سریع تر،
“faster and smarter” ، کارهای خود را به انجام برسانید و آرامش و تمرکز خود را بهبود ببخشید.
1. سازمان دهی

برنامه ریزی و استفاده از ابزار بهره وری نظیر برنامه زمان بندی و کلندر می تواند به شما کمک کند. کارهای بزرگ را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید. وقتی کارها را به موارد کوچکتر تبدیل کنید درک بهتری از آنها خواهید داشت و بهتر تشخیص می دهید کدام یک مهمتر هستند و لازم است تا اول آنها را انجام دهید و از همه مهتر در این شرایط وقت خواهید داشت تا به خودتان بیشتر برسید و بیشتر مواظب خودتان باشید. مثلا غذای مناسب و ویتامین به خودتان برسانید، ورزش کنید، استراحت کنید و آرامش داشته باشید و …. بدون توجه به خودتان شما بهره وری در انجام کار را از دست خواهید داد.

2. چند کار را با هم انجام ندهید

در ظاهر و در ابتدا انجام چند کار باهم به نظر بهره ور می رسد در صورتی که تمرکز شما نصف می شود و به طور دائم می بایست از این شاخه به شاخه دیگر بپرید و تا دقیقه 90 هیچ کاری به پایان نرسیده باشد و استرس هم اضافه شده باشد. به جای این کار برای انجام کارها زمان بندی کنید و 90 دقیقه فوق را متمرکز روی آن یک کار باشید آن را به خوبی به پایان برسانید، استراحت کنید و سپس کار بعدی را شروع کنید.

3. تفاوت کار فوری از مهم

بعضی از کارها فوری هستند که معمولا ما را دچار استرس فراوان می کنند اما بعضی از کارها مهم هستند و اصل نتایج ما ناشی از انجام کارهای مهم خواهد بود. تشخیص اهمیت و فرویت کار بسیار مهم است. بعد از این تشخیص کارهای مهم را در ابتدای لیست انجام کارهای خود بگذارید و در دام انجام اول کارهای فوری نیفتید. البته اولویت بیشتر با کاری است که مهم است و هم فوری است.

4. خاموشش کنید

موبایل، ایمیل، وایبر و …..را خاموش کنید یا علائم آنها را در حالت سکوت بگذارید. پاسخ دادن به همه تماس تلفنی و ایمیلها و پیامها کلی زمان از شما می گیرد. می توانید زمان دیگری هم این کار را انجام دهید. حواس خود را با این کار پرت نکنید و زمان خود را تلف نکنید.

5. درب اتاق خود را ببندید.

افراد با آمدن و خارج شدن از اتاق شما و سوالات متعددی که از شما می پرسند حواس شما را پرت می کنند. در کار شما وقفه ایجاد می کنند و بهره وری شما پایین می آید. زمانهای خاصی را تعیین کنید که در آن زمانها افراد اجازه ورود به اتاق شما نداشته باشند و به این قوانین پایبند باشید.

6. به انتهای کار فکر کنید.

پایان کار و نتایج حاصل را در ذهن خود تصویر کنید. متمرکز باشید بر این که چه احساسی خواهید داشت وقتی که کار به پایان می رسد و آگاه باشید که تا وقتی در حال انجام کار هستید و فعالیت می کنید شما در مسیر اصلی هستید. فکر کردن به نتایج، نگاه کلی و از بالا را در ذهن شما به وجود می آورد تا بتوانید از جزئیات غیر مهمی که الان جلوی چشمان شما را گرفته است بگذرید و کمالگرایی خود را کنار بگذارید و حتی گاهی به حاشیه هایی که شما را اذیت می کند نیز توجهی نکنید.

7. بعد از هر موفقیت حتی کوچکی جشن بگیرید.

هر پروژه ای برای به پایان رسیدن گامهای مختلفی دارد. پروژه های خود را به چند پروژه کوچکتر تقسیم کنید و سپس بعد از رسیدن به تکمیل کار در هر قسمت خوشحالی کنید. در نگاه اول غیر عادی بنظر می رسد اما این کار را انجام دهید تا معجزه آن را در روحیه و بهره وری خود حس کنید. می دانید این کار را به جای چه کاری انجام می دهید؟ به جای آنکه بعد از هر اتمام در هر قسمت به عقب برگردید و ببینید چه کارهایی انجام نشده و چه قدر کار باقی مانده است و خود را سرزنش کنید. با انجام ندادن این کار و انجام روش جای گزین اعتماد به نفس شما بیشتر می شود و با روحیه بهتر و بهره روی بالاتری کار را پیش می برید.

8. بگویید “نه “

از سر احساس مسولیت و تعهد بیش از حد به هر کاری بله نگویید. وقتی به ضرب الجل خود نزدیک می شوید هیچ کار جدیدی نگیرید. بله زمانی گفته شود که کار شما تمام شده باشد. در گفتن نه به افراد آنها را دلسر نکنید و به آنها بگویید کارم تمام شد با شما تماس می گیرم. در غیر این صورت تمرکز خود را از دست می دهید و خود را مغلوب شده خواهید یافت.

9. نگویید ” سرم شلوغ است”

این که به اطرافیان خود بگویید “سرم شلوغ است و نمی توانم آن کار را انجام دهم یا آنجا بیایم” هم به شما هم به دیگران حس بدی می دهد به جای این، به آنها بگویید ” من در حال حاضر به اتمام کار خود بسیار نزدیکم و فرصت این کار را ندارم”