ده اشتباه رایج در مدیریت زمان

۱۰ اشتباه رایج مدیریت زمان

اشتباه اول: رعایت نکردن لیست کارهایی که باید انجام شوند

آیا تا به حال این حس را داشته اید. که بابت فراموش کردن انجام قسمت هایی مهم از کارتان ناراحت شوید؟ اگر جواب مثبت است احتمالا از لیست “انجام کارها” برای حفظ اولویت ها و کارهای مهم استفاده نکرده اید.( یا اگر لیست را تهیه کرده اید به نحو موثری از آن استفاده نکرده اید )

ترفند استفاده از لیست “انجام کارها” به طور موثری بر پایه اولویت بندی کارهایتان قرار دارد. تعداد زیادی از افراد از سیستم کدبندی A-F استفاده می کنند. ( A برای موارد با اولویت بالا و F برای اولویت های پایین تر ) یا اینکه می توانید. با استفاده از اعداد یا حروف A تا D آن را ساده تر کنید.

اگر پروژه های بزرگی در لیست دارید. به آنها دقت کنید ممکن است که مبهم و بی اثر در لیست وارد شوند. عدم تفکیک به جزئیات و خاص بودن موارد از یکدیگر ممکن است که باعث شود. مراحل کلیدی را از دست بدهید یا از آنها طفره بروید. بنابراین مطمئن شوید. که کارها یا پروژه های بزرگ را به مراحل عملی تر و خاص تر تقسیم کردید. تا کارهای مهم از چشم شما جا نیافتند.

اشتباه دوم: تعیین نکردن اهداف شخصی

آیا می دانید که در ۶ ماه آینده دوست دارید کجا باشید؟ در رابطه با سال آینده همین زمان چطور؟ یا حتی از الان در ۱۰ سال آینده؟ اگر جوابتان خیر است، همین الان فرصتی است. تا بعضی از اهداف شخصی تان را تعیین کنید.

تعیین کردن اهداف شخصی برای مدیریت خوب زمان شما اساسی است. زیرا اهداف برای شما یک مقصد و چشم اندازی را ایجاد می کند . تا به سمت جلو حرکت کنید. زمانی که بدانید به کجا در حال حرکت هستید. می توانید اولویت ها، زمان و منابع را برای رسیدن به آن مدیریت کنید. اهداف به شما کمک می کنند که تصمیم بگیرید چه چیزی ارزش زمان گذاشتن دارد و چه چیزی فقط یک عامل بازدارنده و مانع است.

اشتباه سوم: اولویت بندی نکردن

گاهی اوقات کار سختی است که بدانیم چگونه اولویت بندی کنیم. مخصوصا زمانی که با سیلی از وظایف ظاهرا ضروری و اساسی روبرو باشید. با این حال اگر می خواهید. زمانتان را بهتر مدیریت کنید. یادگیری اینکه چگونه به طور موثری  اولویت بندی کنید ضروری است. یک ابزاری که به شما در اولویت بندی به طور موثر کمک خواهد کرد. استفاده از ماتریس اهمیت و فوریت است. اولویت با کارهایی است که هم اهمیت دارند. هم فوری هستند و به همین شکل کارهای دیگر در اولویتهای دیگر قرار می گیرند. اگر تفاوت ها را بدانید. زمانتان را در طول روز خیلی بهتر مدیریت خواهید کرد.

اشتباه چهارم: عدم مدیریت موانع و عوامل حواس پرتی

آیا می دانید. که ما ۲ ساعت از روز مان را به دلیل موانع و عوامل حواس پرتی از دست می دهیم؟ فکر کنید که چقدر می توانستید در آن زمان های از دست رفته کار انجام دهید.

اگر شما می خواهید کنترل روزتان را در دست بگیرید . و کارها را بهتر انجام دهید، ضروری است که بدانید چگونه موانع را کم کنید. و وقفه ها را به طور موثر مدیریت کنید. برای مثال، زمانی که نیاز به تمرکز دارید صفحه های مربوط به  چت را ببندید و به دیگران بگویید تا بدانند حواس شما را پرت نکنند. شما همچنین باید یاد بگیرید که حتی اگر با موانع و حواس پرتی ها مواجه شدید چگونه تمرکزتان را بالاتر ببرید و توسعه دهید.

اشتباه پنجم: طفره رفتن و به تاخیر انداختن

تعلل و مسامحه زمانی اتفاق می افتد. که شما کارهایی را که الان باید روی آنها تمرکز کنید به عقب بیاندازید. هنگامی که تعلل می کنید. از اینکه کار را شروع نکرده اید احساس گناه می کنید. می ترسید از اینکه کار را انجام دهید و در نهایت درگیر به موقع انجام ندادن کارها می شوید.

اگر تعلل و مسامحه در زندگی شما یک مشکل است پس این استراتژی را فرا بگیرید که باید تعلل و مسامحه را شکست دهید.

به عنوان مثال، یک استراتژی مفید این است که به خودتان بگویید. که فقط این پروژه را در ۱۰ دقیقه شروع خواهم کرد. اغلب افرادی که تعلل می کنند احساس می کنن.د که باید کارها را از اول تا آخر کامل کنند و این انتظار بالا باعث می شود که آنها احساس شکست و ناراحتی و نگرانی کنند. به جای آن تمرکز کنید بر روی اختصاص دادن این زمان کوتاه برای شروع.

ممکن است استفاده از یک برنامه اجرایی و عملی را مفید ببینید. این به شما کمک می کند که پروژه های بزرگ را به مراحل قابل مدیریت تبدیل کنید در نتیجه می بینید که می توان همه کارها را به سادگی انجام داد. این کار به شما کمک می کند که در آغاز یک پروژه احساس شکست و ناراحتی نکنید.

۱۰ اشتباه رایج مدیریت زمان

اشتباه  ششم: قبول بیش از اندازه کارها

آیا شما شخصی هستید که نه گفتن به دیگران برای شما سخت است؟ اگر این چنین است پس احتمالا شما پروژه های زیادی و کارهای زیادی برای انجام دادن دارید. این می تواند شما را به سمت عملکردی ضعیف بکشاند و استرس و روحیه بدی داشته باشید. ممکن است مدیریت شما به سبک جزء به جزء باشد : کسی که بر کنترل و انجام همه کارها توسط خودش پافشاری
می کند نمی تواند بر کار دیگران که آیا درست انجام می دهند یا خیر اعتماد کنند. (این می تواند برای هر کسی، نه تنها مدیران یک مشکل باشد)

قبول بیش از حد کارها استفاده خوبی از زمان شما نیست و این باعث می شود که شما به ایجاد بی نظمی و شتاب زدگی در انجام کارها معروف شوید. برای توقف این موضوع، هنر زیرکانه بله گفتن به اشخاص و نه گفتن به کارها را بیاموزید. این مهارت کمک
می کند که شما خودی نشان دهید در حالی که احساس خوبی هم در گروه به وجود آوردید.

اشتباه هفتم: شور و هیجان برای انجام کار بیشتر

بعضی افراد به دلیل اینکه سرشان خیلی شلوغ است به عجله می افتند. رسیدن به ضرب العجل ها با فاصله کم و به سختی، ایمیل های نا تمام، فایل های فراوان روی میز که نیاز به توجه دارند و……چه حجم آدرنالینی در شما!!!! ایجاد می کند.

مشکل این است که “اعتیاد به مشغول بودن” به ندرت به مفهوم موثر بودن است و باعث ایجاد استرس می شود. به جای آن سعی کنید که به میزان کمتری کار بردارید و بیاموزید که زمانتان را بهتر مدیریت کنید.

اشتباه هشتم : چند بعدی بودن کارها و انجام چند کار با هم

لیندا برای اینکه بتواند حجم کاری زیادی را که دارد انجام دهد، در طول زمانی که با مشتریانش صحبت می کند ایمیل می نویسد. اگر چه لیندا فکر می کند که به خوبی از زمانش استفاده می کند اما حقیقت این است که وقتی چند کار را با هم انجام می دهید ۲۰ تا ۴۰ درصد زمان بیشتری برای انجام کلیه کارها صرف می شود. ولی نتیجه این کار او این است که هر دو را خوب انجام نداده است. ایمیلش پر از اشکال است و مشتریانش از او بابت عدم تمرکز نا امید هستند.

بنابراین بهترین راه حل این است که از چند کار را با هم انجام دادن صرف نظر کنید و به جای آن تمرکز کنید روی انجام یک کار در یک زمان. با این روش، شما کار را با کیفیت بالاتری انجام خواهید داد.

اشتباه نهم: استراحت نکردن

این خیلی خوب است که شما فکر کنید می توانید ۸-۱۰ ساعت متوالی کار کنید مخصوصا زمانی که در حال انجام کار برای یک ضرب العجل هستید. اما این برای هر کسی امکان پذیر نیست که بدون اینکه به مغزش استراحت بدهد و شارژ مجدد شود با تمرکز کار کند و کار با کیفیت ارائه دهد. بنابراین استراحت را اتلاف وقت به حساب نیاورید چرا که ارزش دارد و شما را قدر می سازد که به صورت خلاقانه فکر کنید و به طور موثر تری کار کنید.

اگر برای شما متوقف کردن کار سخت می باشد پس برای خودتان یک وقت استراحت در نظر بگیرید و یا ساعت را جهت یادآوری کوک کنید. یک پیاده روی کوتاه بروید، یک فنجان قهوه میل کنید یا اینکه فقط پشت میزتان بنشینید و آرامش داشته باشید. تلاش کنید که هر یک ساعت یا هر ۲ ساعت یک بار ۵ دقیقه استراحت داشته باشید و مطمئن باشید که به خودتان برای ناهار زمان مناسبی را اختصاص داده باشید چرا که اگر گرسنه باشید کارتان کیفیت بالایی نخواهد داشت.

اشتباه دهم: زمانبندی بی اثر وظایف

آیا شما فردی هستید که در صبح ها انرژی زیادی دارید؟ یا اینکه میزان انرژی شما هنگام غروب آفتاب در عصر افزایش پیدا
می کند. همه ما ریتم های متفاوتی داریم. و بدین معنی است که هر کدام از ما در ساعت های متفاوتی از روز احساس می کنیم. که مفید تر و سرشار از انرژی هستیم. شما می توانید با استفاده از جدول زمانبندی، انجام کارهای مهمتر را به زمان هایی از روز که مفید تر هستید موکول کنید. و کارهایی را که به انرژی کمتری نیاز دارند. (مثل تماس های تلفنی و چک کردن ایمیل ها) به زمان های دیگر بیاندازید. با این کار از زمانتان بهترین استفاده را می کنید.

در صورت نیاز به آگاهی از توانمندیهای خود در مدیریت زمان می توانید از تست مدیریت زمان شرکت Inscape استفاده فرمایید.

برای کسب اطلاعات بیشتر لطفا با این گروه تماس حاصل فرمایید.