ده اشتباه رایج در مدیریت زمان- بخش اول

10 اشتباه رایج مدیریت زمان

اشتباه اول: رعایت نکردن لیست کارهایی که باید انجام شوند

آیا تا به حال این حس را داشته اید که بابت فراموش کردن انجام قسمت هایی مهم از کارتان ناراحت شوید؟ اگر جواب مثبت است احتمالا از لیست “انجام کارها” برای حفظ اولویت ها و کارهای مهم استفاده نکرده اید.( یا اگر لیست را تهیه کرده اید به نحو موثری از آن استفاده نکرده اید )

ترفند استفاده از لیست “انجام کارها” به طور موثری بر پایه اولویت بندی کارهایتان قرار دارد. تعداد زیادی از افراد از سیستم کدبندی A-F استفاده می کنند. ( A برای موارد با اولویت بالا و F برای اولویت های پایین تر ) یا اینکه می توانید با استفاده از اعداد یا حروف A تا D آن را ساده تر کنید.

اگر پروژه های بزرگی در لیست دارید، به آنها دقت کنید ممکن است که مبهم و بی اثر در لیست وارد شوند. عدم تفکیک به جزئیات و خاص بودن موارد از یکدیگر ممکن است که باعث شود مراحل کلیدی را از دست بدهید یا از آنها طفره بروید. بنابراین مطمئن شوید که کارها یا پروژه های بزرگ را به مراحل عملی تر و خاص تر تقسیم کردید تا کارهای مهم از چشم شما جا نیافتند.

اشتباه دوم: تعیین نکردن اهداف شخصی

آیا می دانید که در 6 ماه آینده دوست دارید کجا باشید؟ در رابطه با سال آینده همین زمان چطور؟ یا حتی از الان در 10 سال آینده؟ اگر جوابتان خیر است، همین الان فرصتی است تا بعضی از اهداف شخصی تان را تعیین کنید.

تعیین کردن اهداف شخصی برای مدیریت خوب زمان شما اساسی است زیرا اهداف برای شما یک مقصد و چشم اندازی را ایجاد می کند تا به سمت جلو حرکت کنید. زمانی که بدانید به کجا در حال حرکت هستید، می توانید اولویت ها، زمان و منابع را برای رسیدن به آن مدیریت کنید. اهداف به شما کمک می کنند که تصمیم بگیرید چه چیزی ارزش زمان گذاشتن دارد و چه چیزی فقط یک عامل بازدارنده و مانع است.

اشتباه سوم: اولویت بندی نکردن

گاهی اوقات کار سختی است که بدانیم چگونه اولویت بندی کنیم، مخصوصا زمانی که با سیلی از وظایف ظاهرا ضروری و اساسی روبرو باشید. با این حال اگر می خواهید زمانتان را بهتر مدیریت کنید، یادگیری اینکه چگونه به طور موثری  اولویت بندی کنید ضروری است. یک ابزاری که به شما در اولویت بندی به طور موثر کمک خواهد کرد استفاده از ماتریس اهمیت و فوریت است. اولویت با کارهایی است که هم اهمیت دارند هم فوری هستند و به همین شکل کارهای دیگر در اولویتهای دیگر قرار می گیرند. اگر تفاوت ها را بدانید، زمانتان را در طول روز خیلی بهتر مدیریت خواهید کرد.

اشتباه چهارم: عدم مدیریت موانع و عوامل حواس پرتی

آیا می دانید که ما 2 ساعت از روز مان را به دلیل موانع و عوامل حواس پرتی از دست می دهیم؟ فکر کنید که چقدر می توانستید در آن زمان های از دست رفته کار انجام دهید.

اگر شما می خواهید کنترل روزتان را در دست بگیرید و کارها را بهتر انجام دهید، ضروری است که بدانید چگونه موانع را کم کنید و وقفه ها را به طور موثر مدیریت کنید. برای مثال، زمانی که نیاز به تمرکز دارید صفحه های مربوط به  چت را ببندید و به دیگران بگویید تا بدانند حواس شما را پرت نکنند. شما همچنین باید یاد بگیرید که حتی اگر با موانع و حواس پرتی ها مواجه شدید چگونه تمرکزتان را بالاتر ببرید و توسعه دهید.

اشتباه پنجم: طفره رفتن و به تاخیر انداختن

تعلل و مسامحه زمانی اتفاق می افتد که شما کارهایی را که الان باید روی آنها تمرکز کنید به عقب بیاندازید. هنگامی که تعلل
می کنید، از اینکه کار را شروع نکرده اید احساس گناه می کنید. می ترسید از اینکه کار را انجام دهید و در نهایت درگیر به موقع انجام ندادن کارها می شوید.

اگر تعلل و مسامحه در زندگی شما یک مشکل است پس این استراتژی را فرا بگیرید که باید تعلل و مسامحه را شکست دهید.

به عنوان مثال، یک استراتژی مفید این است که به خودتان بگویید که فقط این پروژه را در 10 دقیقه شروع خواهم کرد. اغلب افرادی که تعلل می کنند احساس می کنند که باید کارها را از اول تا آخر کامل کنند و این انتظار بالا باعث می شود که آنها احساس شکست و ناراحتی و نگرانی کنند. به جای آن تمرکز کنید بر روی اختصاص دادن این زمان کوتاه برای شروع.

ممکن است استفاده از یک برنامه اجرایی و عملی را مفید ببینید. این به شما کمک می کند که پروژه های بزرگ را به مراحل قابل مدیریت تبدیل کنید در نتیجه می بینید که می توان همه کارها را به سادگی انجام داد. این کار به شما کمک می کند که در آغاز یک پروژه احساس شکست و ناراحتی نکنید.

 

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *