۱۰ اشتباه رایج مدیریت زمان

اشتباه اول: رعایت نکردن لیست کارهایی که باید انجام شوند

آیا تا به حال این حس را داشته اید. که بابت فراموش کردن انجام قسمت هایی مهم از کارتان ناراحت شوید؟ اگر جواب مثبت است احتمالا از لیست “انجام کارها” برای حفظ اولویت ها و کارهای مهم استفاده نکرده اید.( یا اگر لیست را تهیه کرده اید به نحو موثری از آن استفاده نکرده اید )

ترفند استفاده از لیست “انجام کارها” به طور موثری بر پایه اولویت بندی کارهایتان قرار دارد. تعداد زیادی از افراد از سیستم کدبندی A-F استفاده می کنند. ( A برای موارد با اولویت بالا و F برای اولویت های پایین تر ) یا اینکه می توانید. با استفاده از اعداد یا حروف A تا D آن را ساده تر کنید.

اگر پروژه های بزرگی در لیست دارید. به آنها دقت کنید ممکن است که مبهم و بی اثر در لیست وارد شوند. عدم تفکیک به جزئیات و خاص بودن موارد از یکدیگر ممکن است که باعث شود. مراحل کلیدی را از دست بدهید یا از آنها طفره بروید. بنابراین مطمئن شوید. که کارها یا پروژه های بزرگ را به مراحل عملی تر و خاص تر تقسیم کردید. تا کارهای مهم از چشم شما جا نیافتند.

اشتباه دوم: تعیین نکردن اهداف شخصی

آیا می دانید که در ۶ ماه آینده دوست دارید کجا باشید؟ در رابطه با سال آینده همین زمان چطور؟ یا حتی از الان در ۱۰ سال آینده؟ اگر جوابتان خیر است، همین الان فرصتی است. تا بعضی از اهداف شخصی تان را تعیین کنید.

تعیین کردن اهداف شخصی برای مدیریت خوب زمان شما اساسی است. زیرا اهداف برای شما یک مقصد و چشم اندازی را ایجاد می کند . تا به سمت جلو حرکت کنید. زمانی که بدانید به کجا در حال حرکت هستید. می توانید اولویت ها، زمان و منابع را برای رسیدن به آن مدیریت کنید. اهداف به شما کمک می کنند که تصمیم بگیرید چه چیزی ارزش زمان گذاشتن دارد و چه چیزی فقط یک عامل بازدارنده و مانع است.

اشتباه سوم: اولویت بندی نکردن

گاهی اوقات کار سختی است که بدانیم چگونه اولویت بندی کنیم. مخصوصا زمانی که با سیلی از وظایف ظاهرا ضروری و اساسی روبرو باشید. با این حال اگر می خواهید. زمانتان را بهتر مدیریت کنید. یادگیری اینکه چگونه به طور موثری  اولویت بندی کنید ضروری است. یک ابزاری که به شما در اولویت بندی به طور موثر کمک خواهد کرد. استفاده از ماتریس اهمیت و فوریت است. اولویت با کارهایی است که هم اهمیت دارند. هم فوری هستند و به همین شکل کارهای دیگر در اولویتهای دیگر قرار می گیرند. اگر تفاوت ها را بدانید. زمانتان را در طول روز خیلی بهتر مدیریت خواهید کرد.

اشتباه چهارم: عدم مدیریت موانع و عوامل حواس پرتی

آیا می دانید. که ما ۲ ساعت از روز مان را به دلیل موانع و عوامل حواس پرتی از دست می دهیم؟ فکر کنید که چقدر می توانستید در آن زمان های از دست رفته کار انجام دهید.

اگر شما می خواهید کنترل روزتان را در دست بگیرید . و کارها را بهتر انجام دهید، ضروری است که بدانید چگونه موانع را کم کنید. و وقفه ها را به طور موثر مدیریت کنید. برای مثال، زمانی که نیاز به تمرکز دارید صفحه های مربوط به  چت را ببندید و به دیگران بگویید تا بدانند حواس شما را پرت نکنند. شما همچنین باید یاد بگیرید که حتی اگر با موانع و حواس پرتی ها مواجه شدید چگونه تمرکزتان را بالاتر ببرید و توسعه دهید.

اشتباه پنجم: طفره رفتن و به تاخیر انداختن

تعلل و مسامحه زمانی اتفاق می افتد. که شما کارهایی را که الان باید روی آنها تمرکز کنید به عقب بیاندازید. هنگامی که تعلل می کنید. از اینکه کار را شروع نکرده اید احساس گناه می کنید. می ترسید از اینکه کار را انجام دهید و در نهایت درگیر به موقع انجام ندادن کارها می شوید.

اگر تعلل و مسامحه در زندگی شما یک مشکل است پس این استراتژی را فرا بگیرید که باید تعلل و مسامحه را شکست دهید.

به عنوان مثال، یک استراتژی مفید این است که به خودتان بگویید. که فقط این پروژه را در ۱۰ دقیقه شروع خواهم کرد. اغلب افرادی که تعلل می کنند احساس می کنن.د که باید کارها را از اول تا آخر کامل کنند و این انتظار بالا باعث می شود که آنها احساس شکست و ناراحتی و نگرانی کنند. به جای آن تمرکز کنید بر روی اختصاص دادن این زمان کوتاه برای شروع.

ممکن است استفاده از یک برنامه اجرایی و عملی را مفید ببینید. این به شما کمک می کند که پروژه های بزرگ را به مراحل قابل مدیریت تبدیل کنید در نتیجه می بینید که می توان همه کارها را به سادگی انجام داد. این کار به شما کمک می کند که در آغاز یک پروژه احساس شکست و ناراحتی نکنید.

۱۰ اشتباه رایج مدیریت زمان

اشتباه  ششم: قبول بیش از اندازه کارها

آیا شما شخصی هستید که نه گفتن به دیگران برای شما سخت است؟ اگر این چنین است پس احتمالا شما پروژه های زیادی و کارهای زیادی برای انجام دادن دارید. این می تواند شما را به سمت عملکردی ضعیف بکشاند و استرس و روحیه بدی داشته باشید. ممکن است مدیریت شما به سبک جزء به جزء باشد : کسی که بر کنترل و انجام همه کارها توسط خودش پافشاری
می کند نمی تواند بر کار دیگران که آیا درست انجام می دهند یا خیر اعتماد کنند. (این می تواند برای هر کسی، نه تنها مدیران یک مشکل باشد)

قبول بیش از حد کارها استفاده خوبی از زمان شما نیست و این باعث می شود که شما به ایجاد بی نظمی و شتاب زدگی در انجام کارها معروف شوید. برای توقف این موضوع، هنر زیرکانه بله گفتن به اشخاص و نه گفتن به کارها را بیاموزید. این مهارت کمک
می کند که شما خودی نشان دهید در حالی که احساس خوبی هم در گروه به وجود آوردید.

اشتباه هفتم: شور و هیجان برای انجام کار بیشتر

بعضی افراد به دلیل اینکه سرشان خیلی شلوغ است به عجله می افتند. رسیدن به ضرب العجل ها با فاصله کم و به سختی، ایمیل های نا تمام، فایل های فراوان روی میز که نیاز به توجه دارند و……چه حجم آدرنالینی در شما!!!! ایجاد می کند.

مشکل این است که “اعتیاد به مشغول بودن” به ندرت به مفهوم موثر بودن است و باعث ایجاد استرس می شود. به جای آن سعی کنید که به میزان کمتری کار بردارید و بیاموزید که زمانتان را بهتر مدیریت کنید.

اشتباه هشتم : چند بعدی بودن کارها و انجام چند کار با هم

لیندا برای اینکه بتواند حجم کاری زیادی را که دارد انجام دهد، در طول زمانی که با مشتریانش صحبت می کند ایمیل می نویسد. اگر چه لیندا فکر می کند که به خوبی از زمانش استفاده می کند اما حقیقت این است که وقتی چند کار را با هم انجام می دهید ۲۰ تا ۴۰ درصد زمان بیشتری برای انجام کلیه کارها صرف می شود. ولی نتیجه این کار او این است که هر دو را خوب انجام نداده است. ایمیلش پر از اشکال است و مشتریانش از او بابت عدم تمرکز نا امید هستند.

بنابراین بهترین راه حل این است که از چند کار را با هم انجام دادن صرف نظر کنید و به جای آن تمرکز کنید روی انجام یک کار در یک زمان. با این روش، شما کار را با کیفیت بالاتری انجام خواهید داد.

اشتباه نهم: استراحت نکردن

این خیلی خوب است که شما فکر کنید می توانید ۸-۱۰ ساعت متوالی کار کنید مخصوصا زمانی که در حال انجام کار برای یک ضرب العجل هستید. اما این برای هر کسی امکان پذیر نیست که بدون اینکه به مغزش استراحت بدهد و شارژ مجدد شود با تمرکز کار کند و کار با کیفیت ارائه دهد. بنابراین استراحت را اتلاف وقت به حساب نیاورید چرا که ارزش دارد و شما را قدر می سازد که به صورت خلاقانه فکر کنید و به طور موثر تری کار کنید.

اگر برای شما متوقف کردن کار سخت می باشد پس برای خودتان یک وقت استراحت در نظر بگیرید و یا ساعت را جهت یادآوری کوک کنید. یک پیاده روی کوتاه بروید، یک فنجان قهوه میل کنید یا اینکه فقط پشت میزتان بنشینید و آرامش داشته باشید. تلاش کنید که هر یک ساعت یا هر ۲ ساعت یک بار ۵ دقیقه استراحت داشته باشید و مطمئن باشید که به خودتان برای ناهار زمان مناسبی را اختصاص داده باشید چرا که اگر گرسنه باشید کارتان کیفیت بالایی نخواهد داشت.

اشتباه دهم: زمانبندی بی اثر وظایف

آیا شما فردی هستید که در صبح ها انرژی زیادی دارید؟ یا اینکه میزان انرژی شما هنگام غروب آفتاب در عصر افزایش پیدا
می کند. همه ما ریتم های متفاوتی داریم. و بدین معنی است که هر کدام از ما در ساعت های متفاوتی از روز احساس می کنیم. که مفید تر و سرشار از انرژی هستیم. شما می توانید با استفاده از جدول زمانبندی، انجام کارهای مهمتر را به زمان هایی از روز که مفید تر هستید موکول کنید. و کارهایی را که به انرژی کمتری نیاز دارند. (مثل تماس های تلفنی و چک کردن ایمیل ها) به زمان های دیگر بیاندازید. با این کار از زمانتان بهترین استفاده را می کنید.

در صورت نیاز به آگاهی از توانمندیهای خود در مدیریت زمان می توانید از تست مدیریت زمان شرکت Inscape استفاده فرمایید.

برای کسب اطلاعات بیشتر لطفا با این گروه تماس حاصل فرمایید.

 

کسب احترام به جای طلب آن

در این مقاله ۶ راهنمایی مفید ارائه می شود که به شما کمک می کند تا به عنوان مدیر یک گروه به جای اینکه احترام را طلب کنید آن را به دست آورید.

۱-  مصمم باشید

اگر خود را فاقد اعتبار می بینید، احتمالا به این دلیل است که حرف شما یک چیز است و عملتان چیز دیگر، مردم تا زمانی به چیزی که می گویید توجه دارند که با دلیل اثبات کنید که خلاف آن را انجام نمی دهید.

۲-  وقت شناس باشید

هیچ چیز به اندازه منتظر گذاشتن، باعث کم شدن احترام کسی در نزد دیگران نمی شود. زمان با ارزش ترین دارایی افراد موفق است. فراموش کردن قرار یا تأخیر در آن، نشان دهنده بی اعتنایی کامل به زندگی و نیاز دیگران است. روی تقویم خود کنترل داشته باشید.

۳-  پاسخ گو باشید

امروزه، یکی از چالشهای ارتباط با مدیران این است. که راه های زیادی برای برقراری ارتباط وجود دارد و  مردم سرگردان هستند. که از بین توییتر، فیسبوک، مسنجر، نامه، تلفن، اسکایپ و فیس تایم، با کدام یک می توانند به شما دسترسی داشته باشند. این در حالی است که بعضی از مدیران در تمامی کانالهای ارتباطی هستند. ولی بنا به دلایلی در وقت مناسب پاسخ گو نیستند. و همکاران خود را پشت خط منتظر نگه داشته یا آنها را رد می کنند. اگر می خواهید ارتباط با ارزشی داشته باشید. کانالهای ارتباطی خود را محدود کرده و تا ۲۴۴ ساعت پاسخ گوی مخاطب باشید.

۴-   سعی کنید در اکثر مواقع درستکار باشید، اما اگر اشتباه کردید راحت باشید

ساده ترین راه برای درستکار بودن این است که به وظایف خود عمل کنید. و واقعیتها را پس از آنکه خوب در مورد آنها فکر کردید بیان کنید. اگر چه شاید شما مجبور باشید زمانی که اطلاعات کمی برای اطمینان یافتن دارید بهترین حدس را بزنید.

انتظارات خود را مدیریت کنید. در صورتی که اشتباه کردید، لبخند بزنید و خوشحال باشید، چون آن روز یک چیز جدید یاد گرفته اید.

۵-  اشتباهات دیگران و خودتان را ببخشید

مدیران موفق که نزد کارکنان خود احترام فراوانی دارند. نفرات خود را به آزمایش تشویق می کنند. و محیط امنی برای اشتباه کردن آنها ایجاد می کنند. افراد را به انجام ریسکهای محدود تشویق می کنند. و مثالی برای رها شدن از اشتباه و بازگشت به عقب و اصلاح آن، ارائه می کنند.

۶-  چه درست کار کنند چه اشتباه، به دیگران احترام بگذار

تحقیر کسانی که اشتباه می کنند، بیشتر از آن که تأثیر بدی روی آنها داشته باشد روی خود شما تاثیر دارد. در طرف دیگر، ممکن است افراد در مورد شخصی که مورد تشویق شما قرار گرفته است تمایلات حسودانه ای داشته باشند. بنابراین فکر کنید در یک بدن شیشه ای زندگی می کنید و همه می توانند درون قلب شما را ببینند. پس نسبت به عواقب تشویقها و تنبیه ها آگاه باشید. در عین حال احترام رئیسی که به قیمت از دست دادن موفقیت گروه، با آنهایی که دائما اشتباه می کنند کنار می آید، بزودی از دست خواهد رفت. بدانید که چه موقع باید از بازیکنان ضعیف حمایت کنید و اگر آشکارا مانع نتیجه گرفتن می شوند آنها را کنار بگذارید.

۱۰ دلیلی که باعث می شود کارکنان نسبت به (شما) مدیرشان سرد شوند

۱٫   شما نمی دانید در حال انجام چه کاری هستید؟

آیا شما در کار خود شایسته هستید؟ اولین نکته ی قابل توجه این است که کارکنان شما در محل کار به نحوه کارتان نگاه
می کنند. آیا شما آنها را با سبک رهبری مورد نیاز برای موفقیتشان به پیش می برید؟ آیا شما به روشی مدیریت و رهبری می‌کنید. که باعث می شود کارکنانتان بدانند که شما از آنچه که در سازمان در جریان است با خبرید.

آنها باید بتوانند ببینند که اهداف شما بخشی از کاری بزرگتر است. و اینکه آنها درحال کمک برای حرکت رو به جلو به سمت چیزی بزرگترند. بدترین تجلی خبر نداشتن از آن چه شما انجام می دهید. دادن اطلاعات غلط به کارکنان و پس از آن دروغ گفتن به آنها است. این همچنین نشان‌دهنده بی کفایتی شماست هنگامی که اطلاعاتی که ارائه می‌دهید اشتباه است. و یا وقتی در حال صحبت و ارائه گزارش به کارکنان هستید اعداد و کلمات را به غلط تعبیر میکنید. در این حالت آنها از دادن اطلاعاتی که باعث شکست‌شان می‌شود. خودداری خواهند کرد و نسبت به شما سرد و بی تفاوت خواهند شد.

۲٫   شما با آنها با بی احترامی برخورد میکنید.

هنگامی که به کارکنان‌تان بی احترامی می کنید. شما احساسات آنها را جریحه دار می‌‌کنید و به اعتماد به نفس و عزت نفسشان صدمه می زنید. علاوه بر این، اگر شما با آنها با بی احترامی رفتار کنید. در بازگشت هرگز احترامی را از آنها دریافت نخواهید کرد.

کارکنان احساسگرا افرادی اند. که مثل ماشین های رادار در حال دیده‌بانی در محیط کارند. هنگامی که با آنها بحث و مجادله می کنید. اگر ایده های آنها را دست کم بگیرید، دستاوردهای‌شان را نادیده بگیرید. و انتقاد ناعادلانه از آنها داشته باشید، آنها احساس می کنند که زیر پا گذاشته شده اند. صدا زدن آنها برای شرکت در جلسات در آخرین لحظه، بدون در نظر گرفتن تعهدات قبلی آنها، خودداری کردن از درخواست بجای آنها برای استفاده از زمان تعطیلات و ،،، همه و همه از نشانه های رفتارهای بی احترامی می باشد. کارکنان وقتی که به آنها احترام گذاشته نسبت به شما سرد خواهند شد.

۳٫   تصمیم گیرنده در همه امور شما هستید.

آیا شما در مرکز جهان کارکنان هستید؟ همه چیز با شما شروع می شود و با شما به پایان می رسد؟ آیا شما انتظارات کارکنان را بر اساس اینکه آیا نتایج آنها از نظر شما خوب است یا خیر، تنظیم می‌کنید؟ در بدترین حالت، آیا شما کارکنان را برای اشتباهات و یا اهداف برآورده نشده سرزنش میکنید چون آنها از نظر شما بد کار کرده اند؟ وقتی همه تصمیم‌ها مرتبط با شماست آنها می‌فهمند و  نسبت به شما سرد خواهند شد.

۴٫   آیا شما فردی خود خواه، غیر منطقی و فریبنده هستید؟

نام‌گذاری منفی می‌کنید؟ عیبجویی می‌کنید؟ آیا شما در رفتارتان نسبت به کارکنان در حین گزارش‌دهی غیر منطقی، خودخواه و فریبنده هستید؟ آیا شما در مورد احساسات آنها  و تاثیر تصمیماتتان بر روی کار آنها فکر می کنید؟ آیا برای همکاران بخش‌تان در مورد کارمندی خبرچینی می‌کنید؟ آیا شما یک کارمند را در برابر دیگران با ارائه ی یک جایزه برای بهترین پروژه تشویق میکنید؟ با این شرایط شما می فهمید چرا کارکنانتان به شما علاقه مند نیستند.

۵٫   کارمندان خوب‌تان را بیش از حد مدیریت می‌کنید.

حتی مدیران مشتاق هم می توانند ارزیابی نادرستی داشته باشند از این که یک کارمند چقدر نیاز به مدیریت دارد؟ هنگامی که شما به کارکنانتان اعتماد می‌کنید و اجازه می دهید که آنها خودشان بفهمند چگونه باید کارهایشان را به ‌انجام برسانند، در واقع سهم قابل توجهی در تلاششان خواهید داشت. اگر شما مدیریت خرد و جزء به جزء بر ایده ها و کار آنها داشته باشید، شما هرگز به بهره‌برداری از انرژی واگذار شده به آنها و یا بهترین دستاوردهایی که می‌توانند ارائه کنند دست نمی‌یابید.

مطمئنا کارمندان جدید، کارمندان تحت آموزش و کارکنانی که شغل آنها عوض شده و یا مسئولیت های جدید گرفته اند نیاز به راهنمایی بیشتر دارند. اما، اگر شما نیاز آنها را برای کمک در نظر نگیرید یادگیری آنها به ‌طول خواهد انجامید و شما به مشکل بر خواهید خورد. مدیریت خرد بر کارکنان خوب، آنها را نسبت به شما بی علاقه می کند و یا به سرعت باعث میشود آنها تا آنجا که امکان پذیر است هرچه زودتر از شما فرار کنند.

۶٫ شما نمی دانید که آنها در حال انجام چه کاری هستند

شما لازم نیست بدانید که چگونه جزئیات کار هر کارمند بخوبی مدیریت و انجام می‌شود. اما، شما باید به اندازه کافی در مورد کارشان بدانید تا آنها را هدایت کنید. شما نیاز به برقراری ارتباط با کارکنان اغلب به اندازه کافی دارید که بدانید چگونه آنها در حال پیشرفت هستند و با چه چالش هایی رو به رو می شوند.

۷٫ شما به‌گونه‌ای عمل نمی‌کنید که انگار آنها زندگی دارند

شما لازم نیست همه چیز را در مورد زندگی کارکنانتان بدانید، اما باید به ‌گونه‌ای عمل کنید که گویی آنها هم زندگی دارند. درخواست از کارکنان به کار تا دیروقت، کار بیشتر و اختصاص دادن کار بیشتر از توان آنها، موجب استرس بیشتر بر کارکنان میشود. آنها می خواهند به خوبی در محل کارشان کار کنند، اما آنها (احتمالا) ازدواج کرده‌اند و مسئولیت های بی شمار خانه، خانواده، دوستان، انجام کارهای داوطلبانه، رویدادهای ورزشی و خیلی کارهای دیگر هم در زندگیشان دارند. مقداری انعطاف پذیری و درک آنها برای شما احترام به همراه خواهد داشت.

در واقع، جوانترین نسل از کارکنان بر خلاف همکاران قدیمی شما، خواستار انعطاف پذیری و وقت آزاد بیشتر برای دنبال کردن علایقشان هستند. اگر بر سر راهشان موانعی بگذارید خودتان را بدون کارمند خواهید یافت و کسانی که شما از دست خواهید داد ممکن است ماهرترین و با ارزش ترین کارکنان شما باشند که مجموعه مهارت لازم را در برقراری ارتباط دارند. اگر باعث شوید آنها احساس گناه کنند و با کاری که باید انجام دهند مخالفت کنید و یا هر زمان که دنبال اولویت‌های دیگری هستند برای آنها دردسر ایجاد کنید، کارمندان از شما متنفر خواهند داشت و بهترینهای شما، شما را ترک خواهند کرد.

۸٫ وقتی که اعتبار نیاز دارند، شما به آنها اعتباری نمی دهید

کارکنان از اینکه دستاوردهایشان دیده شده و به آن ارزش داده شود لذت می برند. آنها دوست دارند همکارانی داشته باشند که کار آنها را ستایش ‌کنند و افکار سطح بالایی در مورد آنها داشته باشند. جایی که محل اشتباه خیلی از مدیران می باشد این است که  از ایده ها و موفقیت های کارکنان شان اعتبار کسب می‌کنند اما اشاره ای به آن نمی کنند. اشاره نکردن به اینکه “این ایده متعلق به آرش بوده است”، غفلتی مرگبار برای یک مدیر است.

شما برای یک کار خوب اعتبار کسب می‌کنید و این کار توسط کارکنانتان انجام شده است. کارکنان می دانند که شما این کار را انجام نداده اید. در این حالت آنها به شما اعتماد ندارند و زمانیکه این بارها و بارها اتفاق می افتد، آنها نسبت به شما سرد می شوند.

۹٫ شما پشت آنها نمی ایستید

زمانیکه مدیر کارکنانش را بنا به دلایل خودخواهانه قربانی میکند، هرگز پیشرفتی حاصل نمی شود. زمانی که یک کارمند می‌فهمد  به جای اینکه از او حمایت کنیم و دلایل شکست جدول زمانی در یک پروژه را مطرح کنیم، ما او را سرزنش می کنیم، او خود را در لبه پرتگاه می بیند. حتی اگر ما از عملکرد کارکنان نا امید باشیم، نباید به طور علنی آنها را به شکل توهین آمیزی سرزنش کنیم. در این حالت ما به عنوان مدیری شناخته میشویم که پرسنل خود را قربانی میکنیم. طبیعی است که آن دسته از کارمندان نسبت به ما سرد خواهند شد.

۱۰٫ مدیری مستبد باشیم

این خصلت ممکن است بیشتر از همه در لباس یک رئیس به سراغ ما بیاید. در واقع، رفتارهای ناشی از این خصلت یکی از شاخصه‌های رؤسای بد است که به تکرار در محل کار‌شان دیده می‌شود. این رفتارها شامل رؤسایی است که بر سر کارکنان داد و فریاد می‌‌زنند، به آنها ناسازا می گویند و کارکنان را با پرتاپ اشیاء فیزیکی می‌ترسانند. مدیر مستبد با ایجاد ارعاب در کارکنان و تهدید در مورد شغل آنها، کارکنان خود را می‌ترساند. مدیر مستبد با تحقیر افراد و لطمه زدن به اعتماد به نفس و عزت نفس آنها با کارکنان خود بدرفتاری می‌کند. مدیر مستبد رفتار توهین آمیز و بی رحمانه ای دارد. توصیف رفتار مدیر مستبد دشوار است، اما بدانید کارمندان زمانی که مدیرشان آنها را اذیت میکند نسبت به او سرد می شوند.

 

ارزیابی چگونگی تفویض اختیار در شما- اختیارات اساسی

طبق تحقیقات انجام شده، ۷۸ درصد کارکنان شرکتهای بزرگ بر این باورند که رئیس، مدیر یا سرپرستشان که مدام باید به آنها گزارش دهند، از بین افراد هم سطحشان معمولا با کسی کار می کند که بتواند کارها را به طور موثرتری انجام دهد. و براحتی به او تفویض اختیار کنند. ۶۶ درصد مدیران می گویند که دوست دارند تا به عنوان  ابزاری برای مدیریت زمان و توسعه کارکنانشان میزان واگذاری اختیاراتشان را افزایش دهند.

برای تعیین اینکه عملکرد شما در واگذاری امور به عنوان ابزاری برای توسعه اعضای تیم خود چگونه است، این امتحان کوچک را انجام دهید.

 

سؤال	بله	خیر
۱-  آیا به اعضای تیم خود اجازه می دهید اشتباه کنند؟
۲-  آیا شما اغلب  کار را به خانه می برید یا تا دیر وقت در شرکت کار می کنید؟
۳- آیا وقتی حضور ندارید کارهای تیم شما به راحتی و بدون دردسر انجام میشود؟
۴- آیا شما تصمیمات خارج از قانون را با اعضای تیم می گیرید؟
۵- اگر شما به مدت شش ماه نتوانید فعالیت کنید یکی از اعضای تیم می تواند به راحتی اداره امور را به عهده بگیرد؟
۶- آیا کاری که اعضای تیم انجام می دهند، شما هم انجام می دهید؟
۷- آیا اعضای تیمتان بدون کمک شما ابتکار عمل را به دست می گیرند؟
۸- وقتی از سفر یا ماموریت بر می گردید، حجم کاری زیادی برای انجام دارید؟
۹- آیا اعضای تیم شما به همکارانشان کار را واگذار می کنند؟ (اگر امکان پذیر باشد)
۱۰- آیا روی جزئیات بیشتر از برنامه ریزی و نظارت وقت می گذارید؟

 

برای تعیین اینکه آیا تفویض اختیار به شما کمک می کند یا خیر،

یک امتیاز به هر جواب بله در سؤالات زوج (۲٫۴٫۶٫۸٫۱۰) و یک امتیاز به هر جواب نه در سؤالات  فرد (۱٫۳٫۵٫۷٫۹) بدهید.

 امتیاز کسب شده ی بالاتر از ۵ نشان دهنده نیاز شما برای واگذاری بیشتر وظایف می باشد. امتیاز بالاتر شما، نشان دهنده نیاز بیشتر شما به تفویض اختیار می باشد.

Manager Tools

برای اینکه دریابید چه افرادی راحت تر تفویض اختیار می کنند. ابزارهای گروه مدیریتی آرشیام استفاده نمایید.

 

چند اشتباه رایج ارتباطی

در اکثر سازمانها اگر از کارمندان بپرسید. که به چه چیزهایی برای پیشرفت نیاز دارند. یک پاسخ آنها ارتباطات است که در ۳ ردیف اول پاسخ ها قرار می گیرد. در این شرایط، چالش اصلی ارتباطات، مشکلات موجود در چگونگی برقراری ارتباط است.

راه های بسیاری برای حل این مشکل می تواند وجود داشته باشد. یک راه این است که در ارتباطات بین فردی تمرکز کنیم. که موضوع اصلی این مقاله نیز همین می باشد. این هفت اشتباه در ارتباط بین فردی، انگیزه، روحیه و اعتماد را در بسیاری از محیط های کاری از بین می برد.

۱. فقدان وضوح :

عدم وجود این ویژگی باعث می شود. افراد در پایان هر ارتباطی آنچه که از آنها درخواست شده را حدس بزنند یا فکر خوانی کنند. جزئیات از قلم افتاده می شود. یا در بهترین حالت مبهم باقی می مانند و دریافت کننده، به دلایل بسیاری، برای دریافت جزئیات بیشتر سوالی نمی پرسد.

۲ . فقدان تمرکز بر روی رفتارهای مطلوب و خوشایند :

مردم کارهایی که خودشان مایلند انجام دهند. و کارهایی که نمی خواهند دیگران انجام دهند را مفصل و شمرده شمرده بیان می کنند. اما در شناسایی رفتارهایی که بهتر است تغییر دهند مقاومت می کنند و چالشی می شوند. به این ترتیب، از آنجا که مردم بیشتر به سمتی می روند که بر آن تمرکز دارند. بهتر است بر روی رفتارهای مطلوب و خوشایندی که فقدان آن را در ارتباط با افراد در خود حس می کنند. متمرکز شوند. و آنها را بشناسند و در صدد بهبود آن گام بردارند. این موضوع را به دیگران نیز متذکر شوند.

۳ . عدم صراحت و روراستی در ارتباط :

این جایی است. که افراد در سازمان ها پشت سر همکاران، هم رده ها، کارفرمایان و زیردستان شایعه می سازند. مثال دیگر مدیری است که تلاش می کند مشکلی را که به یک نفر مربوط است. در یک جلسه تیمی با ارائه یک دستورالعمل فراگیر حل کند. یا این  اشتباه هنگامی است که همکاران اشتباهات یکدیگر را به مدیران بگویند به این امید که با خراب کردن کس دیگری خودشان خوب به نظر برسند.

۴ . عدم وجود رابطه مستقیم:

این طفره رفتن و مسامحه کردن است. این زمانی اتفاق می افتد که از ارتباطات اجتناب شود چرا که مکالمات مشکل است و مدیران نمی دانند چگونه با طرف متخلف برخورد کنند. بنابراین ترجیح می دهند طفره بروند.

۵٫ عدم استفاده از لحن مناسب :

آیا تا به حال کسی حرفه ای تر از شما، صدایش را با حالتی طعنه آمیز یا تهدید کننده و متکبرانه برای شما بالا برده است؟ اینها فقط تعداد محدودی از رویکردهای به کارگیری لحن نامناسب است که ارتباطات را خراب می کند و اعتماد را در فرهنگ شرکت از بین می برد.

۶٫ عدم توجه متمرکز ارتباطی :

در این عصر تکنولوژی و چند بعدی بودن کارها تعداد زیادی از مکالمات کاری در راهرو های ورودی یا هنگامی که یک نفر در حال چک کردن یا پاسخ دادن به ایمیل در موبایل هوشمندشان هستند، اتفاق می افتد و یا با ما صحبت می کنند در حالی که منتظر پاسخ گویی شخصی مهم در پای تلفن هستند. این امر بی احترامی است و بی اعتمادی را در سازمان به وجود می آورد.

۷ . تکذیب محترمانه :

این ممکن است رایج ترین باشد که به صورت ناخود آگاه اتفاق می افتد. این صحبت زمانی رخ می دهد که کسی در صحبتهایش با نظری موافقت میکند یا دیدگاه مثبتی درباره ی آن می دهد اما در ادامه ارتباط با یک کلمه “اما” آن را خراب میکند. پس از کلمه “اما” جمله مخالف آن موضوع می آید و مکالمه شما با یک حس گمراهی و ناخوشایند پایان می یابد.